Büroarbeitsplatz mit Laptop und Monitor, zwischen denen bunte Icons für E-Commerce, Benutzer und Shopping verbunden sind, symbolisiert Integration zweier Geschäftssysteme
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Steffi Favetto 7 Minuten

BigCommerce Dynamics 365 Integration für automatisierte Auftragsprozesse

Viele E-Commerce-Prozesse wirken auf den ersten Blick automatisiert und digitalisiert, sind im Hintergrund aber noch erstaunlich manuell. Bestellungen gehen im Shop ein, werden exportiert, geprüft, ins ERP übertragen, mit Lagerbeständen abgeglichen und an Versand oder Buchhaltung weitergegeben. Anschließend müssen Statusinformationen häufig wieder im Shop aktualisiert werden.

Solange das Bestellvolumen überschaubar bleibt, lassen sich solche Abläufe oft mit Workarounds auffangen. Kommen jedoch weitere Vertriebskanäle, Kundengruppen, Produktvarianten, Lagerorte oder B2B-Anforderungen hinzu, steigt der Abstimmungsaufwand. Gleichzeitig nehmen Fehler, Verzögerungen und doppelte Datenpflege zu.

Mit einer BigCommerce Dynamics 365 Integration werden Onlineshop und ERP direkt miteinander verbunden. Bestellungen sowie Kunden-, Produkt-, Preis- und Bestandsdaten können automatisiert zwischen den Systemen ausgetauscht werden. BigCommerce bietet dafür eine flexible Plattform und ein umfangreiches App- und Integrationsökosystem, über das sich sowohl Dynamics 365 Business Central als auch Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management anbinden lassen.

Für mittelständische Unternehmen geht es dabei um mehr als eine technische Schnittstelle. Entscheidend ist, dass die gesamte Prozesskette vom Warenkorb bis zur Auftragsabwicklung zuverlässig funktioniert und auch bei wachsendem Bestellvolumen stabil bleibt.

Warum manuelle Auftragserfassung im E-Commerce zum Problem wird

Manuelle Auftragserfassung entsteht selten bewusst. Häufig wächst sie mit dem Geschäft mit: Ein Shop wird eingeführt, ein ERP-System ist bereits vorhanden, einzelne Teams helfen sich mit CSV-Exporten, E-Mails oder Zwischentabellen. Anfangs ist das pragmatisch. Später wird es zur Belastung.

Typische Probleme sind:

  • Aufträge werden verzögert im ERP angelegt.
  • Bestände im Shop sind nicht aktuell.
  • Kundendaten werden doppelt gepflegt.
  • Preise und Rabatte weichen zwischen Shop und ERP voneinander ab.
  • Versandstatus oder Rechnungsinformationen werden nicht automatisch zurückgespielt.
  • Mitarbeitende müssen Fehler suchen, statt Prozesse zu steuern.

Gerade im B2B-Commerce kann das schnell kritisch werden. Dort sind Aufträge oft komplexer als im klassischen B2C-Shop: kundenspezifische Preise, Zahlungsbedingungen, Lieferadressen, Freigaben, Teillieferungen oder individuelle Sortimente müssen korrekt verarbeitet werden. BigCommerce ordnet ERP-Integration im B2B-Commerce deshalb als wichtigen Faktor für Skalierbarkeit und Prozessoptimierung ein.

Das kann eine BigCommerce Dynamics 365 Integration leisten  

Eine BigCommerce Dynamics 365 Integration sorgt dafür, dass BigCommerce und Dynamics 365 definierte Daten automatisiert austauschen. Welche Daten das sind, hängt vom Geschäftsmodell, der Dynamics-365-Variante und der bestehenden Systemlandschaft ab.

In der Praxis geht es häufig um folgende Datenflüsse:

Bestellungen vom Shop ins ERP

Neue Shop-Bestellungen werden in Dynamics 365 als Verkaufsaufträge angelegt. Microsoft stellt für Dynamics 365 Business Central beispielsweise API-Ressourcen rund um Sales Orders bereit, darunter auch Möglichkeiten zum Erstellen von Verkaufsaufträgen über die API.

Kundendaten und Adressen

Kundenkonten, Rechnungsadressen, Lieferadressen und Kontaktinformationen können zwischen Shop und ERP abgeglichen werden. Wichtig ist dabei eine klare Regel, welches System für welche Daten führend ist.

Produkt- und Artikeldaten

Artikelnummern, Varianten, Verfügbarkeiten, Preise oder technische Grunddaten können aus Dynamics 365 an BigCommerce übergeben werden. Bei umfangreichen Produktinformationen kann zusätzlich ein PIM-System sinnvoll sein, weil Marketingtexte, Medien, technische Attribute und kanalabhängige Inhalte nicht immer sauber im ERP gepflegt werden sollten.

Kategoriehierarchien

Ohne Integration wird die Kategoriestruktur doppelt gepflegt, im ERP und im Shop. Wächst oder verschiebt sich das Sortiment, driften beide Seiten auseinander. Eine Synchronisierung überträgt Strukturänderungen automatisch in den Shop und ordnet neue oder verschobene Artikel den passenden Kategorien zu. Das reduziert doppelten Aufwand und hält die Shop-Struktur konsistent mit dem Sortiment im ERP.

Bestände und Verfügbarkeiten

Ohne Integration werden Bestände oft nur in festen Intervallen aktualisiert, sodass der Shop zeitweise falsche Mengen anzeigt. BigCommerce beschreibt fehlende Bestandstransparenz als eine der größten Hürden im Omnichannel Inventory Management. Eine Integration gleicht die Bestände aus Dynamics 365 mit BigCommerce ab, auch über mehrere Lagerorte hinweg. Das senkt das Risiko von Überverkäufen und reduziert Rückfragen durch falsch angezeigte Verfügbarkeiten.

Versand- und Statusinformationen

Nach der Verarbeitung im ERP können Statusänderungen, Trackinginformationen oder Versandmeldungen an BigCommerce zurückgegeben werden. Dadurch erhalten Kund*innen transparentere Informationen, während der Kundenservice weniger manuell nachfassen muss.

Multi-Channel

Wer mehrere Onlineshops oder Vertriebskanäle betreibt, pflegt Produktdaten häufig getrennt und muss Änderungen mehrfach eintragen. Bei einer Integration liefert Dynamics 365 zentral gepflegte Produktdaten an mehrere Webshops gleichzeitig, sodass Änderungen an einer Stelle an alle Kanäle übertragen werden. So bleiben die Kanäle konsistent und lassen sich aus einer Datenbasis steuern.

Portal-Funktion

In der Realität des B2B-Onlinehandels entstehen Bestellungen nicht nur im Shop, sondern auch über Telefon, E-Mail oder EDI, sodass Kund*innen nur einen Teil ihrer Aufträge online einsehen können. Über die Integration wird BigCommerce zum zentralen Kundenportal mit Zugriff auf Bestellungen aus verschiedenen Kanälen sowie auf zugehörige Dokumente aus Dynamics 365. Das entlastet den Kundenservice bei Rückfragen und gibt Kundinnen einen vollständigen Überblick über ihre Auftrags- und Belegdaten.

"Der eigentliche Mehrwert einer Integration von BigCommerce und Dynamics 365 liegt nicht in der Schnittstelle, sondern in der dahinterstehenden Prozesskette. Wenn Bestellungen, Kundendaten, Preise, Lagerbestände und Versandstatus automatisch synchron gehalten werden, entwickelt sich Ihr E-Commerce-Shop zu weit mehr als nur einem Vertriebskanal. Er wird zum zentralen Kundenportal für das gesamte Unternehmen – und zwar auch für Aufträge, die per Telefon, E-Mail oder EDI eingehen. So sieht zuverlässiger digitaler Handel für mittelständische B2B-Unternehmen aus."

Vom Auftragseingang zur automatisierten Prozesskette

Der eigentliche Nutzen entsteht nicht durch die Schnittstelle allein, sondern durch eine durchgängige Prozesskette.

Ein typischer Ablauf kann so aussehen:

Eine Kundin oder ein Kunde bestellt in BigCommerce. Die Bestellung wird automatisch an Dynamics 365 übertragen. Dort werden Kundendaten, Preise, Verfügbarkeiten und Auftragspositionen geprüft. Anschließend starten Fulfillment, Versand, Rechnungsstellung oder weitere ERP-Prozesse. Ändert sich der Auftragsstatus, werden die relevanten Informationen automatisch an BigCommerce zurückgespielt.

So bleiben Bestellungen, Bestände, Kundendaten und Finanzinformationen systemübergreifend auf dem gleichen Stand. Manuelle Übertragungen werden reduziert und damit auch das Risiko, dass Bestellungen falsch erfasst, Artikelnummern verwechselt oder veraltete Bestände im Shop angezeigt werden.

 

So profitieren E-Commerce, IT und Geschäftsführung

Eine gut geplante Integration wirkt in mehreren Bereichen.

  • Für das E-Commerce-Team bedeutet sie weniger manuelle Pflege und zuverlässigere Shopdaten. Bestände, Auftragsstatus und Kundendaten müssen nicht ständig geprüft oder nachgearbeitet werden.
  • Für die IT entsteht eine klarere Systemarchitektur. Statt vieler Einzelworkarounds gibt es definierte Schnittstellen, Monitoring und nachvollziehbare Datenflüsse.
  • Für die Geschäftsführung wird der digitale Vertrieb belastbarer. Wachstum hängt weniger davon ab, ob interne Teams zusätzliche Aufträge manuell verarbeiten können. Prozesse werden skalierbarer, transparenter und besser steuerbar.  
  • Für den Kundenservice sinkt der Aufwand bei Rückfragen. Wenn Auftrags- und Versandinformationen konsistent vorliegen, lassen sich Anfragen schneller beantworten.  

Das bedeutet weniger manuelle Arbeit und mehr Stabilität  

Eine BigCommerce Dynamics 365 Integration ist besonders dann sinnvoll, wenn manuelle Auftragserfassung, doppelte Datenpflege oder unklare Bestände den E-Commerce ausbremsen. Der größte Mehrwert entsteht nicht durch die reine Verbindung zweier Systeme, sondern durch einen durchgängigen Prozess. Eine Bestellung wird im Shop ausgelöst, in Dynamics 365 als Auftrag weiterverarbeitet und anschließend über Versand, Rechnung und Statusinformationen wieder sauber in den Gesamtprozess eingebunden.

Für mittelständische Unternehmen ist dabei entscheidend, die Integration fachlich sauber vorzubereiten. Es reicht nicht, Daten von einem System in ein anderes zu übertragen. Wichtig ist, dass Zuständigkeiten, Datenflüsse und Feldzuordnungen klar definiert sind. Auch Ausnahmen im Tagesgeschäft sollten früh berücksichtigt werden, damit die Integration nicht nur im Standardfall funktioniert, sondern den operativen Ablauf dauerhaft stabil unterstützt.

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Häufige Fragen:

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Best Practices für die Conversion-Optimierung in B2B-Onlineshops beinhalten das Anbieten von personalisierten Kauferlebnissen, das Vereinfachen des Bestellprozesses, das Bereitstellen detaillierter Produktinformationen und das Verwenden von starken Calls-to-Action (CTAs). Außerdem ist die Integration von Kundenbewertungen und Case Studies hilfreich, um Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufzubauen.

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