Diese 5 Schritte gilt es VOR der PIM-Einführung zu beachten

Sie überlegen, ein PIM-System in Ihrem Unternehmen einzuführen, wissen aber nicht, worauf es da ankommt? Keine Sorge, dieser Beitrag hilft Ihnen bei der richtigen PIM-Wahl und Vorbereitung.

Weitreichende Veränderungen müssen gut durchdacht und vorbereitet sein. So ist das auch bei der Einführung eines Product Information Management (PIM). Auf dem ersten Blick klingt das alles so verheißungsvoll und einfach: Ein neues PIM-System wie das von Perfion automatisiert als zentrale Datenbank jede Menge mühsame Prozesse im Unternehmen und spart Ihnen somit reichlich Ressourcen. Doch die Integrierung eines solchen Systems darf nicht unterschätzt werden. Ein PIM muss in Ihre anderen Systeme wie das ERP und in die gesamten Unternehmensprozesse eingebunden werden. Diese Schritte können kosten- und zeitintensiver sein, da es viel von Ihren unterschiedlichen Abteilungen und Ihrer gesamten Mitarbeiterschaft abverlangt. Aber keine Sorge, aus unserer Erfahrung rentiert sich mit der richtigen PIM-Wahl und -Vorbereitung eine Investition immer. Passend dazu zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag, welche Schritte Sie vor der Wahl sowie Einführung eines PIMs beachten sollten und wie Ihrem Unternehmen garantiert eine reibungslose Implementierung gelingen wird.  

Bei der Wahl eines Product Information Management (PIM)-Systems stehen Ihrem Unternehmen verschiedene Lösungen zur Auswahl, die von branchenspezifischen Systemen bis hin zu solchen reichen, die von Verbänden für ihre Mitglieder bereitgestellt werden. Perfion steht dabei exemplarisch für die Möglichkeit, ein hohes Maß an Individualität in den Produktdaten zu wahren. Gerade in einem Umfeld, in dem Unternehmen eine hohe Diversifikation und Personalisierung ihrer Produktdaten anstreben, ist die Auswahl eines passenden PIM-Systems entscheidend. Sie sollten dementsprechend ein System wählen, welches individuell auf das Unternehmen zugeschnitten ist und all Ihre Bedürfnisse abdeckt. Damit Sie eine bestmögliche Lösung finden, sollten Sie zunächst Ihre Produktdaten und Arbeitsprozesse genau analysieren. Anschließend gilt es, Ihre spezifischen Anforderungen zu definieren. Die Expertise von ESYON kann Ihnen dabei wertvolle Unterstützung bieten. Nun folgen fünf relevante Fragen, mit deren Hilfe Sie die verschiedenen PIM-Systeme beurteilen und so zu einer informierten Entscheidung für Ihr Unternehmen gelangen können.

1. Wo verwenden Sie Ihre Produktdaten?
   Ein häufiger Bewegrund für eine PIM-Investition ist eine komplexe und zerstreute Verteilung der eigenen Produktdaten. Kanäle, Formate, Sprachen – all das kann in großer Menge und unzähligen Varianten vorliegen. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, dass Sie sich vor der PIM-Anschaffung einen Überblick verschaffen, wo Sie welche Produktdaten verwenden. Denken Sie beispielsweise an Kanäle wie einen Webshop , Kataloge (Website, Print), Apps, Amazon, soziale Medien und vieles mehr. Anschließend gilt: Je mehr Orte und Ausführungen Ihr Unternehmen besitzt, umso höher sollten die Anforderungen an die Funktionalität des PIM-Systems sein.
   
   
2. Woher beziehen Sie Produktdaten?
   Die Beschaffung von Produktinformationen ist ein kritischer Schritt, der besondere Aufmerksamkeit erfordert, besonders für Händler und Großhändler, die auf eine breite Palette an Produktdaten angewiesen sind. Zwar generieren viele Unternehmen Produktinformationen intern, doch häufig ist man auf externe Quellen wie Lieferanten, Fotografen oder Texter angewiesen, um ein vollständiges Bild des Produkts zu erhalten. Falls Ihr Unternehmen über so welche Daten verfügt, sollten Sie bei der PIM-Wahl beachten, dass das System mit externen Quellen kompatibel ist und ggf. bereits über Standard-Konnektoren verfügt.
   
   
3. Wie hoch ist die Komplexität Ihrer Produktdaten?
   Diese Frage nach der Komplexität Ihrer Daten ist oftmals schwer zu beantworten, aber sehr wichtig, um zu wissen, was das PIM künftig alles können soll. Es umfasst dabei, welche Arten von Produktinformationen Sie verwenden und wie diese im Vergleich zueinander strukturiert sind. Schauen Sie sich daher an, woraus Ihre Produktinformationen bestehen.
   
   
4. Welche Arbeitsprozesse kann das PIM unterstützen?
   Ein PIM-System unterstützt vor allem das zentrale Datenmanagement, die Pflege und das Katalogmanagement von Produktinformationen. Es ermöglicht die Integration mit E-Commerce-Plattformen für einen konsistenten Online-Vertrieb und unterstützt den Multi-Channel-Vertrieb. Darüber hinaus fördert es die Personalisierung von Produktinfos, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, verbessert die Qualitätssicherung und Compliance, und beschleunigt die Markteinführung neuer Produkte. Kurz gesagt, ein PIM optimiert die Effizienz und Effektivität der Produktinformationsverwaltung über verschiedene Kanäle und Arbeitsprozesse hinweg.
   
   
5. Wie stark soll das PIM-System im ERP unterstützt werden?
   Zu guter Letzt müssen Sie entscheiden, wie eng Ihr PIM mit Ihrem ERP-System verknüpft werden soll. Bei manchen Systemen geht es nur um einen Datenaustausch und bei anderen um eine starke Integration. Zweiteres eröffnet Ihnen viele Möglichkeiten, sollte aber gut abgewogen sein. Denken Sie dabei daran, wo der Produktlebezyklus beginnen soll, ob Ihre ERP-Daten auch im PIM angezeigt werden müssen, inwiefern die Pflege der PIM-Daten im ERP unabhängig vom PIM funktionieren soll und ob der Bedarf an einer Generierung von Datenblättern besteht.  

Nachdem Sie mit Hilfe der genannten Fragen eine überlegte PIM-Wahl für Ihren Webshop getroffen haben, könnten Sie denken, dass es nun mit der Implementierung losgehen kann. Doch aufgepasst, zunächst steht noch die richtige Vorbereitung an. Gehen Sie dafür am besten erst einmal all Ihre derzeitigen Datentabellen durch und räumen Sie vernünftig auf. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Speicherorte sowie Menge und Art der Informationen. Anschließend sollte Ihr Unternehmen eine gründliche Bestandaufnahme Ihrer Daten durchführen, bei der Sie alle Beteiligten ins Boot holen sollten. Ganz wichtig: Vergessen Sie dabei nicht den Prozess der Informationsbeschaffung sowie externe Daten. Das Zusammenstellen eines richtigen Teams kann bei diesem Schritt schon elementar sein. Beziehen Sie alle relevanten Abteilungen und Mitarbeitenden mit ein, die bereits Erfahrungen mit den Prozessen haben. Außerdem darf die IT-Abteilung nicht fehlen, die aber mehr als infrastrukturelle Stütze dienen sollte.

Insgesamt müssen Sie Ihr vollständiges Unternehmen auf die Implementierung des PIM vorbereiten. Denn die Integrierung eines komplett neuen Systems kann für viele Mitarbeitende zu Unsicherheit und Skepsis führen. Bereiten Sie sich dementsprechend auf mögliche Nachfragen vor und seien Sie bereit, Ihren Mitarbeitenden die Vorteile des PIMs näherzubringen. Doch auch extern sollten Sie im Vorfeld der Implementierung ein selbstbewusstes Auftreten anstreben. Stellen Sie sowohl vor dem Kauf als auch während der Beratung strikte Anforderungen an Ihren PIM-Anbieter. Holen Sie sich Referenzen von anderen ein und klären Sie Probleme direkt mit Ihrem Anbieter. Dabei ist keine Frage zu viel oder fehl am Platz. Wiederholen Sie Ihre Fragen auch, wenn nötig. Dafür bezahlen Sie die externe Beratung schließlich.  

Diese ganze Vorbereitung hört sich für Sie jetzt wahrscheinlich nach jeder Menge Arbeit, doch bedenken Sie immer: All die Aufgaben, die Sie im Vorfeld erledigen, fallen dann bei der Implementierung weg!