Darauf sollten sie bei der Wahl des passenden PIM Dienstleisters achten

Product Information Management, kurz PIM, ist für viele mittelständische Unternehmen zu einem zentralen Bestandteil digitaler Prozesse geworden. Wer Produktdaten für mehrere Vertriebskanäle, Sprachen, Märkte oder Kundengruppen bereitstellen muss, braucht klare Strukturen, verlässliche Datenflüsse und definierte Verantwortlichkeiten.

Ein PIM-System allein löst diese Aufgabe jedoch nicht automatisch. Der Mehrwert entsteht erst, wenn Produktdaten sauber modelliert, Prozesse sinnvoll aufgebaut und Systeme wie ERP, Shop, Marktplätze oder Print-Ausleitungen zuverlässig angebunden werden. Genau hier entscheidet sich häufig, ob ein PIM-Projekt langfristig funktioniert oder später zusätzlichen Aufwand verursacht.

Viele Unternehmen stehen deshalb vor der Frage, ob sie ihr PIM-Projekt direkt mit dem Softwarehersteller oder mit einem spezialisierten PIM Dienstleister umsetzen sollten. Funktionen und Lizenzkosten spielen dabei eine Rolle, greifen aber zu kurz. Entscheidend sind vor allem Projekterfahrung, Integrationskompetenz und das Verständnis für bestehende Geschäftsprozesse.

Hersteller und Dienstleister blicken aus unterschiedlichen Richtungen auf ein PIM-Projekt. Ein Hersteller denkt naturgemäß stark aus Sicht seines eigenen Produkts und an dessen Weiterentwicklung. Funktionen und technische Möglichkeiten des Systems stehen im Mittelpunkt. Das ist zwar wichtig, reicht aber nicht immer aus, wenn die Anforderungen mehr als ein reines PIM-System sind.

Ein PIM Dienstleister betrachtet das Projekt stärker aus Sicht des Unternehmens. Im Fokus stehen Prozesse, Datenflüsse, Systemlandschaft und Zielbild. Das PIM-System ist dabei ein Baustein innerhalb einer größeren Architektur.

Für Unternehmen kann dieser Unterschied entscheidend sein. In der Praxis geht es selten nur darum, ob ein System bestimmte Felder, Workflows oder Exportformate unterstützt. Relevanter ist die Frage, wie Produktdaten im Unternehmen entstehen, wo sie gepflegt werden, welche Systeme beteiligt sind und wie sie zuverlässig in unterschiedliche Kanäle gelangen.

Ein produktzentrierter Ansatz beantwortet diese Fragen nur teilweise. Ein prozess- und integrationsorientierter Ansatz berücksichtigt dagegen die gesamte Wertschöpfungskette rund um Produktdaten.

PIM-Projekte unterscheiden sich in Branche, Sortiment, Systemlandschaft und Zielsetzung. Trotzdem zeigen sich in der Praxis immer wieder ähnliche Muster. Produktdaten liegen verteilt in ERP-Systemen, Excel-Dateien, Medienablagen, alten Datenbanken oder direkt im Shop. Verantwortlichkeiten sind wie man so schön sagt “historisch gewachsen”. Datenmodelle wurden selten konsequent auf zukünftige Anforderungen ausgerichtet.

Ein erfahrener PIM Dienstleister erkennt solche Muster früh. Das reduziert nicht jede Komplexität, hilft aber, typische Risiken realistisch einzuordnen und gezielt zu bearbeiten.

Diese Erfahrung zeigt sich nicht in pauschalen Schablonen, sondern in einem strukturierten Vorgehen. Bewährte Datenmodelle, Rollen, Workflows und Integrationskonzepte müssen nicht jedes Mal neu erfunden werden. Sie werden an die jeweilige Ausgangssituation angepasst.

Gerade im Mittelstand ist dieser pragmatische Blick wichtig. PIM-Projekte müssen fachlich sauber sein, dürfen aber nicht unnötig komplex werden. Ein gutes Projekt schafft Klarheit darüber, welche Daten künftig wo gepflegt werden, welche Prozesse automatisiert werden können und welche Anforderungen zunächst bewusst zurückgestellt werden sollten.

Viele PIM-Projekte starten erfahrungsgemäß mit ähnlichen Problemstellungen. Daten sind vorhanden, aber nicht konsistent. Technische Merkmale, Produkttexte, Übersetzungen, Medien und Klassifikationen folgen unterschiedlichen Regeln. Häufig fehlen klare Vorgaben, welche Abteilung welche Daten pflegt und wann Inhalte freigegeben werden.

Besonders kritisch wird es, wenn diese Themen erst während der Implementierung sichtbar werden. Dann entstehen zusätzliche Abstimmungen, Datenmodelle müssen nachträglich angepasst werden oder Schnittstellen werden komplexer als geplant.

Ein PIM Dienstleister sollte deshalb nicht nur die technische Einführung begleiten, sondern bereits vor Projektstart die Ausgangslage prüfen. Dazu gehören die vorhandene Datenqualität, die beteiligten Systeme, die Pflegeprozesse und die späteren Ausgabekanäle.

Drei Fragen helfen bei der Einordnung:

• Welche Daten werden künftig führend in welchem System gepflegt?  
• Welche Prozesse sollen durch das PIM vereinfacht oder automatisiert werden?  
• Welche Anforderungen sind für den ersten Projektabschnitt wirklich notwendig?  

Diese Konzentration hält das Projekt realistisch. Nicht alles muss sofort umgesetzt werden. Entscheidend ist, dass die Grundstruktur tragfähig ist.

Ein PIM-System entfaltet seinen kompletten Nutzen erst im Zusammenspiel mit anderen Anwendungen. In vielen Unternehmen liefert das ERP-System die kaufmännischen Stammdaten. Im PIM werden diese Daten angereichert, strukturiert und für unterschiedliche Kanäle vorbereitet. Von dort aus gelangen sie in Onlineshops, Marktplätze, Datenportale, Katalogsysteme oder weitere Ausgabekanäle.

Die technische Schnittstelle ist dabei nur ein Teil der Aufgabe. Mindestens genauso wichtig ist die fachliche Definition der Datenflüsse. Preise und Bestände bleiben häufig im ERP. Marketingtexte, Bilder, technische Merkmale und kanalabhängige Inhalte werden dagegen im PIM gepflegt. Der Shop wiederum benötigt nur die Informationen, die für Suche, Filter, Produktdetailseiten und Kaufentscheidung relevant sind.

Ein PIM-Projekt ist auch ein Organisationsprojekt. Datenqualität entsteht nicht allein durch Software, sondern durch klare Regeln. Dazu gehören Verantwortlichkeiten, Pflichtfelder, Freigabeprozesse, Namenskonventionen und Qualitätsprüfungen.

Ein gutes PIM-Konzept beantwortet deshalb nicht nur technische Fragen. Es legt auch fest, wie Produktinformationen im Alltag entstehen, geprüft und veröffentlicht werden. Wer ist für technische Merkmale verantwortlich? Wer pflegt Marketingtexte? Welche Felder sind für bestimmte Produktgruppen verpflichtend? Wann gilt ein Produkt als vollständig?

Ein erfahrener PIM Dienstleister unterstützt Unternehmen dabei, diese Regeln praxistauglich aufzubauen. Ziel ist kein überladenes Governance-Modell, sondern ein Prozess, der im Tagesgeschäft funktioniert. Datenqualität muss für Teams nachvollziehbar sein. Sonst entstehen Umwege, Schattenlisten und manuelle Korrekturen.

Die Auswahl eines PIM Dienstleisters sollte nicht nur nach technischer Kompetenz erfolgen. Entscheidend ist, ob der Partner das Zusammenspiel aus Daten, Prozessen, Systemen und Organisation versteht.

Ein guter Dienstleister stellt früh die richtigen Fragen, zum Beispiel:

• Wie sieht die bestehende Systemlandschaft aus?  
• Wo werden Produktdaten aktuell gepflegt?  
• Welche Verantwortlichkeiten gibt es in Fachbereichen und IT?  
• Welche Ausgabekanäle sollen künftig angebunden werden?  

Er betrachtet das PIM nicht isoliert, sondern im Kontext von ERP, E-Commerce, Marketing, Vertrieb und Service.

Wichtig ist auch das Vorgehensmodell. Ein PIM-Projekt braucht eine klare Struktur von Analyse über Konzeption bis Implementierung, Schulung und Betrieb. Anforderungen sollten sauber aufgenommen, priorisiert und in realistische Projektphasen übersetzt werden.

Auch Kommunikation ist ein Auswahlkriterium. Ein geeigneter PIM Dienstleister macht transparent, wie das Projekt geplant und gesteuert wird:

• Werden Aufwände realistisch eingeschätzt?  
• Werden Risiken offen angesprochen?  
• Ist klar, welche Aufgaben beim Dienstleister liegen?  
• Ist klar, welche Entscheidungen intern getroffen werden müssen?  

Gerade bei PIM-Projekten ist diese Transparenz wichtig, weil Fachbereiche und IT eng zusammenarbeiten müssen.